情報システム・会計機能｜FC本部に必要な機能 -8-

フランチャイズ本部に必要な10の機能の一つ「情報システム・会計機能」について、より詳しくお伝えするページです。
［参照ページ］フランチャイズ本部には、必要な10の機能がある

情報システム・会計機能はフランチャイズ・チェーンの血管

フランチャイズ本部が構築する情報システムの基本目的は、フランチャイズシステムを効率的に維持し、さらに発展させるためのコミュニケーションルートとデータベースの構築にあります。
フランチャイズ・チェーンでは、本部が商品開発や販促企画などのマーケティング機能や商品や原材料を供給するサプライ機能などを担い、加盟店は営業活動に専念するという役割分担となっています。

フランチャイズ・チェーンにおける情報システムとは

加盟店と本部は、それぞれ役割分担をしながらお互いに有機的に結びついて初めて成功できます。特に最近はタイムリーかつスピーディーな情報収集、伝達の仕組みを保持することがフランチャイズ・チェーン成功の鍵となっています。
また、通常フランチャイズ・チェーンでは、本部は加盟店からフランチャイズフィーを徴収します。そのためには、本部が加盟店の収益状況を正確に把握することも重要な要件です。
当然、加盟店の繁栄のために効果的なサポートを行う上でも、加盟店の会計情報を本部が把握することは非常に重要です。そして、その手段として情報システムは非常に大きな力を発揮します。
最近では、パソコン、スマートフォン、タブレット端末といったデバイスの多様化、通信速度の高速化、アプリケーションの発達といったデジタル化が大きく進化したことによって、データによる情報流通が当たり前となっています。
そうした環境変化に対応して、本部から加盟店へ提供する情報量も膨大になり、頻度も増えています。
本部と加盟店間のコミュニケーション手段としての活用はますます高まり、情報システムなしでは、フランチャイズ・チェーンは維持できなくなっているのが近年の傾向です。

情報システム構築には業務の熟知・共通認識が重要

情報システムを構築する際、先行している他社システムを参考にするのはいいのですが、あくまでもそれは参考であって、真似をするという訳にはいきません。
最初に考えなければならないことは、自社のフランチャイズ本部としてのあり方に基づいた情報システムを構築することです。
情報システムはあくまでも手段です。本部としての方針を実現するために最適なシステムを構築することが最も大切です。
そのためには、本部と加盟店のそれぞれの業務を熟知した上で検討することが欠かせません。机上の使えないシステムを作ってしまうことがないようにすることが最も大切なことです。
「どんな本部機能を構築するのか」、「加盟店にどんな情報を提供したいのか」、「加盟店からどんな情報を収集する必要があるのか」、「商品供給の方法は、配送頻度は」、「代金決済の方法は」、「店舗運営に関して必要な情報は」など情報システムにどういう目的を持たせるのかを明確化することがシステム構築の第一歩となります。

情報システムに関わる将来の費用負担も想定して

情報システムを取り巻く環境は信じられないスピードで変化しています。従って、一度構築したシステムを何十年も使い続けるということは、ソフト、ハード共に不可能です。
そこで、数年に一度程度は、定期的にハードもソフトも見直すことを想定してシステムを構築することも必要です。定期的にソフトのバージョンアップとハードの更新を想定したうえで、システム関連費用を将来に渡って誰がどういう形で負担するのかの規定も必要です。
バージョンアップしたいのだけれど、加盟店が同意しないので費用が捻出できないため何年もソフトを変えられないという本部があります。
さらに「システム保守」に関しても事前に対応を検討しておくことが重要です。システム保守には継続的に費用がかかります。本部が全て負担すると思わぬ出費になってしまいます。したがって、ハード、ソフトの導入費用に加えてバージョンアップと保守に関しては、責任部署と費用負担を想定した仕組みづくりが必要です。
最近はセキュリティ対策も非常に重要です。
個人情報保護法の施行もあって、セキュリティ対策は非常に重要な要件になっています。