本部と加盟店の個人情報取扱い｜「共同利用」の設定方法

前回、個人情報の取扱いについて、本部と加盟店がお客様の情報を共有する「共同利用」のことをお伝えしました。 お客様への一貫したサービス提供や、チェーン全体のマーケティング活動に大切な取組みですが、「では、具体的にどうすれば良いのか？」という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

今回は、個人情報の「共同利用」を適切に行うために、プライバシーポリシーへ記載すべき具体的な項目について、分かりやすく解説していきます。

プライバシーポリシーへの明記は「法律上の義務」

まず大切なことは、お客様の情報を共同利用する場合、 「その旨をプライバシーポリシーに明記し、公開することが法律で定められている」ということです。 これは、お客様に対して透明性を確保し、「私たちの情報をこのように使います」と誠実にお伝えするための、企業として果たすべき責任といえるでしょう。

必ず記載すべき5つの項目

プライバシーポリシーには、以下の5つの項目を明確に記載する必要があります。

「共同利用をする」という事実

まず、「お客様の個人情報を共同利用します」ということをはっきりと記載します。

共同利用する「個人データの項目」

どの情報を共有するのか、具体的に記載します。 （例：氏名、住所、電話番号、メールアドレス、商品購入履歴、お問い合わせ内容など） 「等」を使って曖ímavにするのではなく、想定される項目をできる限り具体的に挙げることがポイントです。

共同利用する「人の範囲」

誰と誰が情報を共有するのかを明確にします。 （例：「当社及び当社が展開する〇〇（ブランド名）のフランチャイズ加盟店」） このように記載することで、本部と全加盟店が対象であることがお客様にも伝わります。

共同利用する「目的」

何のために情報を共有するのか、その目的を記載します。 （例：商品・サービスの提供、アフターサービス、キャンペーン情報の送付、マーケティング分析のため） ここが曖昧だと、お客様に不安を与えてしまう可能性があります。目的は明確にしましょう。

情報管理の「責任者」

共有される個人情報の管理について、誰が責任を持つのかを記載します。 一般的には、フランチャイズ本部が責任者となるケースが多いでしょう。 （例：「株式会社〇〇（本部名） 代表取締役 △△ △△」）

これらの項目をプライバシーポリシーにきちんと記載し、ウェブサイトなどでいつでも閲覧できる状態にしておくことが、お客様からの信頼、そして加盟店との健全な関係構築の第一歩となります。

まとめ

個人情報の「共同利用」の設定は、少し手間がかかる作業に感じられるかもしれません。 しかし、このルールを正しく設定し、運用することは、法令遵守はもちろんのこと、お客様と加盟店の双方から「信頼される本部」であるための土台となります。

自社のプライバシーポリシーは大丈夫か、この機会に一度見直してみてはいかがでしょうか。