前回のコラムでは、「業務が一部の人やチームに集中していること」が組織のボトルネックになっており、それを解消する手段としてデジタル活用が有効であるとお伝えしました。
では、実際に改善を進めるには、何から始めればよいのでしょうか？
最初に取り組むべきは、【業務フローの「見える化」】です。
たとえば、
加盟希望者対応はいつも同じスタッフが対応している、
店舗からの報告はすべてSVがExcelにまとめている、
マニュアル改訂は一人の担当に任されている…
こうした状況が、無意識のうちに属人化した業務を生み、
組織の中に「止まるポイント」「詰まりやすいライン」をつくってしまいがちです。
まずは、チーム内で
「誰が、どの業務を、どれくらいの頻度でやっているか」
を棚卸ししてみましょう。
この作業は、特別なツールがなくても構いません。
ホワイトボードでも付箋でも、あるいはA4の紙でもよいのです。
実際に書き出してみると、
「想像以上に一人の担当者に仕事が集中していた」
「似たような業務を別々にやっていた」など、
これまで“感覚的”だったものが、“構造的な課題”として浮き彫りになります。
業務フローが見えてくると、次に「どこにデジタルツールを入れると効果が高いか」が分かってきます。
ツール導入は、いきなりシステムを入れるのではなく、
業務全体の流れの中で“何を簡素化・分散できるか”という視点から選ぶことが大切です。
見える化は、改善に向けた“スイッチ”のようなもの、と思っていただくとイメージがつきやすいかもしれません。
この「やりやすい方法で業務を見える化する」段階を飛ばしてしまうと、
せっかくのデジタル化も場当たり的な対処になってしまいます。
業務フローを見える化していく過程で、自社に合ったデジタルツールを試してみる、
あるいはこの段階を後でも、けっして遅くありません。
アクアネットでは、店舗業務、本部業務のマニュアル化、IT活用などでのご相談も承っています。
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