—デジタル化の本質は“分散”にある
前回は、業務が特定の人やチームに集中している“偏り”を「見える化」し、その可視化が改善のスタート地点になることをお伝えしました。
今回は、そこから一歩進めて、「業務を分散し、支え合う仕組み」を整えるという視点で、デジタル活用をどう進めていくかを考えてみたいと思います。
■「デジタル化＝効率化ツールを入れること」ではない
多くの本部では、すでにWordやExcel、PowerPointといったOfficeソフトは日常的に使われているはずです。
しかし、実際の業務運用を見てみると、
* ファイルの保存場所が個人のPCにバラバラ
* 同じ内容のファイルが何パターンも存在している
* 更新履歴が誰にも分からない
* ファイル名やバージョン管理が担当者ごとに異なる
といった、「**デジタルだけどアナログ的な運用**」が根強く残っていることも珍しくありません。
この状態では、どれだけツールを導入しても「属人化」は解消されず、かえって混乱が増えるケースもあるのです。
■“分散”とは、「みんなで支える環境を整えること」
「分散」という言葉には、単に仕事を割り振るという意味だけでなく、**同じ情報・ツールをチームで共有できる状態をつくる**という意味があります。
たとえば、
* ファイルはクラウド（SharePointやGoogle Driveなど）で管理し、最新版を全員が閲覧・更新できる
* フォーマット（報告書、申請書など）を統一して、誰でも使える状態にする
* 「この業務はこの手順でやる」と明文化し、チーム内で共有する
といった小さな改善が、“属人性の緩和”と“業務を引き継げる環境”をつくっていきます。
■数人のチームから始めてみるのがちょうどいい
こうした取り組みは、いきなり全社に広げようとするとうまくいきません。
まずは数人のチームや、特定の業務から始めてみることをおすすめします。
たとえば、
* 加盟希望者対応のフローをチームで共有
* SV報告のフォーマットを統一してファイルで一元管理
* マニュアルの改訂履歴を「誰が・いつ・何を」更新したか記録に残す
といった「小さな“仕組みづくり」から始めることができます。
■「置き換える」のではなく「支える」
デジタル化というと、「今の業務を全部自動化したい」「紙をゼロにしたい」と思いがちですが、現場がついてこなければ意味がありません。
本当に大切なのは、
「この業務が止まらないように」「この人が抜けても引き継げるように」という視点で、
仕事を支える土台としてのデジタル環境を整えることです。
デジタルは、人に代わるものではなく、「人を支える仕組み」と考えていただければと思います。
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