マニュアルのデジタル化の相談をいただくことがあります。

大きくは、以下のようなケースがあります。
①マニュアル、ルールなどを文書にしたものが全くない。
②ルールブック、レシピ(飲食店)、研修用テキスト(サービス業)が作ったものがある。
③ドキュメント(データ)はあるが、プリントアウトを配布している。

本部の状況によって、アプリ・サービスを案内する場合、クラウドサービスをお勧めする場合など、様々です。

デジタル化のご相談で最近多いのは、動画を使ったマニュアルです。
全部または一部を動画にして、浸透させたいという希望が必ずあります。

既に動画を使用している場合、課題はどこに動画データを格納すれば良いかということです。
基本的に、スマホやパソコンで動画をスムーズに再生するには、動画専用サーバーが必須です。
一番多いのは「とりあえずYouTubeにアップロードして、限定公開で閲覧する」というものです。

社員が数名の直営店であれば、それも良いかもしれません。
しかし、もし自社のノウハウの流出を防止したい、学習効果を高めたいなど、
フランチャイズチェーン内、社内の業務用ツールとしてYouTubeを利用することはお勧めしません。
Googleアカウント(無料)で利用することは、むしろNGだと言えます。(※)

一番大きな理由は、そもそもYouTubeは動画を広めること、広告宣伝することが目的です。
会員制の閲覧、寄付などの仕組みは、有料会員の仕組みで、これもより多くの人々に視聴してもらい、主催者が収入を得るためのものです。

「動画マニュアルはYouTube」ではリスク管理が出来ていない本部と言われてしまうかもしれません。
セキュリティが整っているサーバーは、有料になってしまいますが、この10年で動画配信システムも劇的に変化していて、費用も年間数万円で収まる(利用する容量、人数にもよりますが)ものもあります。

詳しくは別の機会にしますが、いずれにしてもシステム担当者などにご相談されることをお勧めします。

※なお、Google Workspace(有料サービス)を利用している会社の場合は、活用する手段もあります。

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